Rapports

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  La comptabilité est-elle intégrée aux opérations quotidiennes de gestion immobilière ou fonctionne-t-elle à part?

  La comptabilité est le socle de Kompas et non un ajout greffé à côté: le grand livre se trouve sous chaque bail, chaque facture de loyer, chaque billet de service et chaque paiement fournisseur. Dès qu'un bail est signé, ses conditions sont transposées automatiquement dans le système comptable pour la facturation et le suivi des comptes clients. Quand un compte fournisseur est approuvé et payé, le grand livre et votre position bancaire bougent en même temps. Aucun export entre deux systèmes: il n'y a qu'un seul jeu de livres.

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  Kompas remplace-t-il les chiffriers et les applications de maintenance distinctes pour le suivi financier?

  Oui — Kompas remplace la combinaison logiciel de gestion immobilière plus logiciel comptable distinct que la plupart des exploitants utilisent, parce que la perception des loyers, la location, la maintenance et les rapports financiers s'inscrivent tous dans le même grand livre. Si vous utilisez Building Stack avec QuickBooks aujourd'hui, Kompas élimine le second système et les exports entre les deux. Billets de service, items locatifs, renouvellements et paiements portent chacun leur propre codification au grand livre, si bien que la balance de vérification, l'état des résultats et le rent roll sortent de la plateforme.

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  Puis-je voir le bénéfice net d'exploitation et les flux de trésorerie en temps réel ou dois-je attendre la fermeture de mois?

  Votre portrait financier se met à jour au fur et à mesure que les écritures s'inscrivent: vous n'attendez pas la fin du mois pour savoir où en est un immeuble. Les factures de loyer s'inscrivent le premier du mois, les paiements faits par la plateforme sont rapprochés à leur date de règlement et les comptes fournisseurs approuvés touchent le grand livre dès l'approbation. L'état des résultats, le bilan et les listes de comptes clients se produisent à tout moment, par immeuble, par propriétaire ou pour l'ensemble du portefeuille.

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  Comment se déroule concrètement la fermeture de mois dans Kompas?

  La fermeture de mois dans Kompas relève surtout de la révision et non de la saisie, parce que les écritures du mois sont déjà inscrites. Les baux se facturent automatiquement le premier, les paiements initiés par la plateforme sont rapprochés à leur date de règlement et les comptes fournisseurs approuvés s'inscrivent aux comptes du grand livre associés à chaque fournisseur. Restent le rapprochement bancaire des transactions non initiées par Kompas, les écritures de journal récurrentes (frais bancaires, amortissement, charges payées d'avance), puis la production de vos états financiers.

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  Comment Kompas gère-t-il la comptabilité d'un portefeuille multi-entités réparti dans plusieurs provinces?

  Kompas est conçu pour les organisations qui exploitent plusieurs entités juridiques: chaque entité porte ses propres numéros de taxes, ses gabarits de facture, son adresse courriel d'envoi et ses paramètres, alors que votre équipe travaille depuis un seul accès. La taxe de vente suit la province: fédérale seulement, harmonisée, ou fédérale plus provinciale (TVQ au Québec, PST ailleurs). Propriétaires, immeubles et segments se rapportent séparément ou en consolidé, et la liste de fournisseurs est commune à toutes les entités.

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  Kompas prend-il en charge plusieurs propriétaires, immeubles et provinces, chacun avec son propre plan comptable?

  Oui — vous pouvez tenir un plan comptable distinct par entité, avec votre propre numérotation, vos descriptions et vos regroupements plutôt qu'une structure imposée. Propriétaires, immeubles et segments du portefeuille se rapportent individuellement ou en consolidé, et les différences provinciales passent par les taux de taxes et non par des livres séparés. Une entité albertaine qui facture la TPS seulement et une entité québécoise qui facture TPS et TVQ cohabitent dans le même compte Kompas sans compromis de part et d'autre.

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  Que se passe-t-il concrètement quand je migre mes données comptables vers Kompas?

  Vos données sont extraites de votre système actuel, arrimées à la base de données Kompas au moyen d'un outil de migration, puis passées au crible par l'équipe d'implantation pour en valider l'exactitude, l'exhaustivité et la validité avant la mise en service. Des plans de match existent déjà pour Hopem, Building Stack, QuickBooks, Yardi Breeze, PlexFlow et Proprio. Un CPA pilote le mandat et la mise en service est fixée au début du mois pour une coupure de livres nette. Prévoyez quelques heures par semaine pendant deux à trois semaines.

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  Puis-je traiter la paie dans Kompas?

  Non — Kompas ne traite pas la paie et il n'est pas prévu de l'ajouter: vous devrez utiliser un fournisseur de services de paie externe. Le contournement est simple: inscrivez l'écriture de paie de votre fournisseur comme écriture de journal et utilisez la fonction de brouillon d'écriture à partir d'une écriture existante pour copier celle de la période précédente au lieu de la refaire à chaque paie. Vos coûts de main-d'oeuvre se retrouvent alors dans le même grand livre que le reste, imputés aux immeubles et aux départements de votre choix.

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  Quels rapports standards sont inclus dans Kompas?

  Kompas comprend une bibliothèque de rapports standards couvrant la comptabilité, la gestion des baux et la maintenance: balance de vérification, état des résultats, bilan, rent roll, listes de comptes clients, rapports de taux d'occupation et plus. Ils s'appuient sur des données en direct: un rapport tiré en milieu de mois reflète les factures, paiements et comptes fournisseurs inscrits à ce moment. Chaque rapport peut cibler un immeuble, un propriétaire, un segment ou tout le portefeuille, et s'exporte en PDF ou en Excel.

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  Puis-je personnaliser les rapports et choisir mes champs et mes colonnes?

  Oui — les rapports enrichis de Kompas vous permettent de configurer un rapport de façon très fine: choix des champs affichés, des regroupements de lignes, du type et de la largeur des colonnes, puis sortie en PDF ou en Excel. Là où un rapport standard propose vingt colonnes possibles, vous retenez celles que vous voulez dans l'ordre voulu et l'export sort exactement ainsi. Les rapports configurés peuvent ensuite être enregistrés et fusionnés en un seul dossier de rapports.

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  Puis-je fusionner des rapports en un seul dossier pour mes propriétaires?

  Oui — Kompas vous permet de sélectionner vos rapports personnalisés et de les fusionner en un dossier de rapports unifié comprenant une lettre de présentation, votre image de marque et un sommaire exécutif. Cela remplace la routine mensuelle habituelle: exporter cinq rapports, les coller dans un document et tout mettre en forme à la main. Comme les rapports sous-jacents s'appuient sur des données en direct, le dossier peut être régénéré à tout moment du mois et non seulement après la fermeture des livres.

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  Puis-je utiliser mon propre plan comptable?

  Oui — vous pouvez adopter votre propre plan comptable dans Kompas, avec la numérotation, les descriptions et les regroupements que vous utilisez déjà, plutôt qu'une structure imposée. C'est déterminant à la migration, car vos rapports historiques et les dossiers de travail de votre comptable conservent leur forme. Des entités distinctes peuvent tenir des plans comptables distincts là où leurs opérations diffèrent réellement, et les items locatifs comme le stationnement et les casiers portent leurs propres codes de grand livre.

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  Quels rapports mon comptable obtient-il pour les déclarations de fin d'exercice?

  Kompas produit les rapports de tenue de livres dont vos professionnels de la comptabilité et de la fiscalité ont besoin en fin d'exercice, dont les grands livres détaillés, le T776, le TP-1086 et la balance de vérification. Comme les baux, les paiements, les comptes fournisseurs et les coûts de maintenance s'inscrivent tous au même grand livre pendant l'année, la fin d'exercice consiste à produire des rapports et non à reconstituer douze mois d'activité. Tout s'exporte en PDF ou en Excel.

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  Dois-je acheter la comptabilité séparément du reste de Kompas?

  Non — chaque abonnement Kompas comprend le système comptable complet, en plus des paiements, de la gestion des baux, de la maintenance et du portail locataire. Il n'y a pas de palier comptable à ajouter ni de tarification par fonction, et comme les abonnements sont facturés à l'unité plutôt que par utilisateur, votre teneur de livres, votre contrôleur et votre comptable externe ne coûtent rien de plus. Ce qui diffère entre les forfaits Explorer, Navigator et Fleet, c'est l'API ouverte, les intégrations personnalisées et les niveaux de service.

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  Puis-je passer des écritures de journal et des écritures récurrentes?

  Oui — Kompas prend en charge les écritures de journal ponctuelles et les écritures récurrentes pour les postes qui reviennent chaque période, comme les frais bancaires, l'amortissement et la répartition des charges payées d'avance. Il existe aussi une fonction de brouillon d'écriture à partir d'une écriture existante, qui copie une écriture antérieure: vous ajustez des montants plutôt que de tout refaire chaque mois. C'est également par cette voie que la paie de votre fournisseur externe entre dans vos livres.

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  Les exports Excel sont-ils faciles à exploiter si je veux analyser les données moi-même?

  Les exports de Kompas sortent sous forme de tableau propre qui exige peu ou pas de retouches avant d'être exploité: pas de cellules fusionnées, pas d'en-têtes répétés, aucune mise en forme de rapport à retirer. C'est un choix délibéré, à contre-courant de la plupart des logiciels de gestion immobilière dont les exports sont conçus pour l'impression et non pour l'analyse. Avec les rapports enrichis, vous choisissez les colonnes affichées et leur ordre: le fichier arrive déjà conforme à votre modèle.

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  Qu'arrive-t-il à mon grand livre lorsqu'un bail est signé?

  Dès qu'un bail est signé dans Kompas, ses conditions sont transposées automatiquement dans le système comptable pour la facturation et le suivi des comptes clients: personne ne ressaisit le loyer, la durée ou les inclusions à des fins comptables. Les items locatifs du bail, comme les espaces de stationnement et les casiers, portent leurs propres codes de grand livre, ce qui ventile vos revenus par type: résidentiel, commercial, recouvrements, stationnement, casiers et rabais. Le taux d'occupation se met à jour en temps réel au même moment.