Comptes fournisseurs

• Comptabilité·Comptes fournisseurs

  Avez-vous un processus d'approbation des comptes fournisseurs? (Partie A : le flux à plusieurs étapes)

  Oui — le tableau de bord des comptes fournisseurs de Kompas intègre des flux d'approbation à plusieurs étapes. Une facture est d'abord approuvée par l'équipe sur place, puis approuvée par la comptabilité pour son imputation au bon compte du grand livre, puis approuvée une troisième fois pour le décaissement depuis le compte bancaire via le moteur de paiement. Chaque étape relève d'une personne différente, ce qui vous donne une véritable séparation des tâches, et chaque approbation est journalisée sur la facture.

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  Avez-vous un processus d'approbation des comptes fournisseurs? (Partie B : puis-je le contourner si je travaille seul?)

  Oui — chaque étape d'approbation dans Kompas est optionnelle: une équipe d'une seule personne qui fait tout peut contourner complètement le flux et saisir, approuver et payer en une seule passe. Rien n'est verrouillé derrière une approbation qui vous obligerait à inventer un deuxième utilisateur. À mesure que vous embauchez et que vous séparez les tâches, vous réactivez les étapes: le tableau de bord évolue avec vous sans vous forcer à refaire votre traitement des comptes fournisseurs.

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  Puis-je automatiser la saisie des factures fournisseurs?

  Oui — transférez les factures fournisseurs à une boîte courriel désignée et le moteur de reconnaissance optique de caractères de Kompas lit le document et saisit les éléments de base pour vous: date, montant, fournisseur, entité. La reconnaissance fait la saisie et une étape de validation humaine la confirme avant que la facture n'avance. Les fournisseurs peuvent aussi porter un compte du grand livre par défaut: une facture récurrente arrive déjà lue, déjà imputée, prête à être révisée plutôt que retapée.

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  Puis-je générer des bons de commande et les apparier aux factures?

  Oui — Kompas génère des bons de commande et les apparie aux factures fournisseurs au moment de leur traitement, soit automatiquement, soit par une étape de validation humaine. Vous obtenez ainsi un contrôle entre ce qui a été commandé et ce qui a été facturé avant que la facture n'entre dans le flux d'approbation, ce qui compte surtout pour les travaux de rénovation et les projets d'immobilisations. La facture appariée conserve la référence de son bon de commande jusqu'au paiement et dans vos rapports.

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  Comment payer les factures fournisseurs dans Kompas? (Partie A : le paiement par TEF)

  Vous payez les fournisseurs directement par transfert électronique de fonds via le moteur de paiement Kompas, à condition que le fournisseur fournisse un chèque annulé ou ses coordonnées bancaires. Tous les TEF sont réglés le jour même: le jour où vous libérez le paiement est le jour où le fournisseur est payé, et le paiement se rapproche automatiquement à cette date de règlement. Chaque TEF est accompagné d'un avis de paiement automatisé, et les exploitants économisent généralement de 2 à 3 $ par paiement par rapport au chèque manuel.

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  Comment payer les factures fournisseurs dans Kompas? (Partie B : inscrire un paiement fait hors plateforme)

  Vous pouvez inscrire dans Kompas un paiement effectué hors de la plateforme: un virement, un paiement de facture bancaire ou un chèque manuscrit ferme quand même la facture et s'impute au bon compte du grand livre. La facture est marquée payée, le solde du fournisseur se libère et vos livres restent complets même pour l'argent que Kompas n'a pas déplacé. Les paiements manuels peuvent aussi être annulés plus tard s'ils ont été saisis par erreur.

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  Comment payer les factures fournisseurs dans Kompas? (Partie C : l'impression de chèques)

  Kompas imprime des chèques physiques sur le papier-chèque que vous possédez déjà, qu'il soit vierge ou préimprimé. Nous sommes en 2026 et bon nombre de fournisseurs, de municipalités et d'autorités fiscales acceptent encore le papier: l'impression de chèques reste donc dans la plateforme au lieu de vous renvoyer vers un second système. Les chèques imprimés s'inscrivent contre la facture et le compte bancaire comme tout autre paiement, et un paiement par chèque peut être annulé au besoin.

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  Puis-je payer les taxes gouvernementales ou municipales par Kompas?

  Non — Kompas ne peut pas payer par TEF les fournisseurs de type paiement de factures gouvernementales: les taxes foncières, les taxes scolaires et les remises semblables doivent passer par une autre voie. Deux options s'offrent à vous. Payez-les hors plateforme par votre institution bancaire et inscrivez le paiement dans Kompas pour garder le grand livre complet, ou faites imprimer un chèque par Kompas sur votre papier-chèque et postez-le. Dans les deux cas, la facture, son imputation et son traitement fiscal restent dans la plateforme.

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  Que se passe-t-il si la reconnaissance optique lit mal une facture?

  Chaque saisie produite par le moteur de reconnaissance optique de Kompas porte un indice de confiance, et tout ce qui se situe sous le seuil est signalé pour révision humaine. Aucune facture n'entre dans le flux d'approbation avant qu'une personne ne l'ait vérifiée: un montant mal lu ou un mauvais fournisseur est intercepté au début du processus et non au moment du paiement. Le réviseur corrige le champ et la facture poursuit son chemin, le document original demeurant joint à la fiche.

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  Puis-je attribuer un compte de grand livre par défaut à chaque fournisseur?

  Oui — vous pouvez attribuer des comptes de grand livre par défaut à un fournisseur dans Kompas afin que ses factures s'imputent au bon compte de dépenses sans imputation manuelle. Combiné à la saisie par reconnaissance optique à partir d'un courriel transféré, une facture récurrente de votre paysagiste ou de votre entrepreneur en ascenseurs arrive déjà lue, déjà imputée et n'attend plus que l'approbation. Vous pouvez toujours modifier l'imputation d'une facture lorsque la dépense appartient réellement ailleurs.

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  Puis-je étiqueter une facture fournisseur à une unité, un immeuble ou un département précis?

  Oui — Kompas offre plusieurs couches d'étiquettes sur une facture fournisseur: unité, immeuble, département et bassin de dépenses récupérables. C'est ce qui permet des rapports assez fins pour dire quel immeuble a absorbé un coût, à quelle unité appartient une rénovation et quelles dépenses se trouvent dans un bassin récupérable auprès des locataires. Les étiquettes alimentent les rapports standards et les rapports enrichis: le détail est accessible sans chiffrier de suivi parallèle.

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  Sur quel type de papier-chèque Kompas imprime-t-il?

  Kompas dispose de deux gabarits de chèque, couvrant les deux types de papier que les entreprises achètent réellement. Sur du papier vierge à code de série pour imprimante laser, acheté de votre institution ou d'un fournisseur, Kompas imprime le numéro de compte bancaire, le nom du fournisseur et l'espace de signature. Sur du papier préimprimé, où l'essentiel figure déjà, Kompas imprime le nom du fournisseur, le montant, le numéro de compte et le numéro de chèque. Dans les deux cas, vous gardez votre papier actuel.

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  Comment un fournisseur sait-il que le paiement est passé?

  Kompas envoie un avis de paiement automatisé par courriel à chaque fournisseur qu'il paie. Que vous ayez réglé une facture ou dix dans un même paiement, le fournisseur reçoit un avis détaillé indiquant précisément quelles factures ont été payées, le numéro de référence et la date de règlement, de sorte qu'il puisse apparier le tout à son activité bancaire. Cela élimine les appels de suivi sur la provenance d'un dépôt, et c'est fait pour chaque TEF sans que personne ne rédige de message.

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  Puis-je payer une facture en versements ou planifier des paiements récurrents?

  Oui — Kompas vous permet de payer une facture fournisseur en versements ou en paiements partiels plutôt que de régler le solde complet d'un coup, le montant restant demeurant ouvert sur la facture. Vous pouvez aussi bâtir un calendrier de paiements pour vos contrats de service et vos comptes fournisseurs récurrents, afin qu'un contrat d'entretien ou un plan de versements d'assurance suive sa propre cadence. Chaque paiement s'inscrit individuellement au grand livre et génère son propre avis au fournisseur.

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  Comment suivre la taxe de vente récupérable sur ce que je paie?

  Dans Kompas, vous désignez si une facture fournisseur se rattache à un immeuble résidentiel, commercial ou à usage mixte, et cette désignation détermine si la taxe est récupérable en totalité ou en partie. Un immeuble à usage mixte récupère rarement la totalité, puisque les volets résidentiel et commercial ne sont pas traités de la même façon. En le fixant à la facture, votre rapport de conciliation des taxes sépare déjà la taxe récupérable de la taxe non récupérable, sans exercice de répartition en fin d'exercice.

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  Puis-je annuler un paiement ou modifier une facture fournisseur saisie par erreur?

  Oui — Kompas vous permet d'annuler les paiements de type chèque ou manuel et de modifier toute facture fournisseur déjà saisie, de sorte qu'une erreur se corrige au lieu d'être contournée. L'annulation renverse l'écriture au grand livre et rouvre la facture pour retraitement. Les TEF déjà libérés par le moteur de paiement font exception, puisque les fonds ont quitté le compte: ces cas se règlent avec le fournisseur plutôt que dans la plateforme.

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  Combien de temps prend le règlement d'un TEF à un fournisseur?

  Tous les TEF sur Kompas sont réglés le jour même: le jour où vous libérez le paiement est le jour où le fournisseur est payé. Aucun délai de deux ou trois jours ouvrables à expliquer à un fournisseur qui attend ses fonds, et le paiement se rapproche à vos livres à cette même date de règlement. Le fournisseur reçoit un avis automatisé indiquant les factures payées, le numéro de référence et la date de règlement pour appariement à son activité bancaire.

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  Puis-je postdater les paiements aux fournisseurs pour gérer ma trésorerie?

  Oui — Kompas vous permet de planifier des TEF postdatés: vous approuvez une facture aujourd'hui et libérez les fonds à la date qui convient à votre position de trésorerie. Une facture retenue pour plus tard demeure visible comme planifiée plutôt que de sortir du flux d'approbation ou de traîner sur un bureau. Le règlement, l'avis au fournisseur et l'inscription au grand livre se font tous à la date future choisie et non le jour de l'approbation.

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  La liste de fournisseurs est-elle commune ou chaque entité tient-elle la sienne?

  La liste de fournisseurs dans Kompas est commune à toutes les entités et non propre à chacune. Ajoutez un fournisseur une seule fois et chaque entité de votre portefeuille peut traiter ses factures et ses paiements, avec ses coordonnées bancaires et son compte de grand livre par défaut déjà au dossier. Pour un exploitant qui gère quinze sociétés faisant affaire avec le même couvreur, le même plombier et le même assureur, cela élimine quinze fiches fournisseurs en double.