Baux conformes à la signature électronique

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  Puis-je signer un bail numérique par signature électronique?

  Oui — vous pouvez signer des baux résidentiels par signature électronique directement dans Kompas grâce à une intégration avec DocuSign. Le bail est monté dans le tableau de bord de location avec ses inclusions, son stationnement, ses colocataires et ses cautions déjà définis, envoyé pour signature, puis classé automatiquement une fois signé. Au Québec, le document est un bail officiel du TAL, Kompas étant revendeur enregistré des baux québécois auprès du Tribunal administratif du logement.

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  Une fois le bail signé, dois-je ressaisir ses conditions pour la comptabilité?

  Non — toutes les conditions du bail sont transposées automatiquement dans le système comptable à la signature, pour la facturation et le suivi des comptes clients. C'est l'avantage concret d'une seule plateforme plutôt que deux: le loyer, le terme, les inclusions et les frais négociés sont le même enregistrement à partir duquel la première facture est produite. Personne ne retape un bail dans un fichier comptable, et les deux ne peuvent pas diverger.

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  Puis-je voir où en est un bail dans le processus de signature?

  Oui — la piste de vérification complète de chaque enveloppe de signature est visible dans Kompas: ouverture, lecture et signature du document. Du même endroit, vous pouvez renvoyer l'avis à un signataire silencieux ou annuler un bail émis par erreur ou qui ne se conclura pas. En pleine fin de mois, cette visibilité évite de courir après les signatures au téléphone, un locataire à la fois.

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  Puis-je joindre des annexes au bail avant de l'envoyer pour signature?

  Oui — vous pouvez constituer une bibliothèque d'annexes et les joindre à n'importe quel bail avant l'envoi pour signature électronique. Les plus courantes: règlements d'immeuble, formulaires de prélèvement automatique, ententes de stationnement, formulaires de frais additionnels, quittances et formulaires de dépôt de garantie. Comme elles font partie de la même enveloppe, tout est signé d'un seul coup plutôt que réclamé séparément après coup.

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  Le tableau de bord de location gère-t-il stationnement, inclusions, colocataires et cautions?

  Oui — à la création d'un bail dans le tableau de bord de location, vous pouvez définir les inclusions, le statut des colocataires, le stationnement et les cautions avant l'envoi au locataire pour signature par DocuSign. Ces éléments font partie de l'enregistrement du bail plutôt que d'y être annexés en notes: le stationnement se facture correctement et la caution figure au document signé sans modification manuelle après coup.

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  Dois-je classer moi-même une copie du bail signé?

  Non — dès sa signature, le bail est classé automatiquement à la page du bail dans Kompas, en infonuagique, où toute personne ayant les permissions voulues peut le retrouver. Cela inclut les annexes signées avec lui. Le locataire peut aussi consulter son propre bail dans le portail locataire, ce qui élimine la plupart des demandes de copie d'un bail signé il y a trois ans.

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  Le bail québécois produit par Kompas est-il un bail officiel du TAL?

  Oui — Kompas est revendeur enregistré des baux québécois directement auprès du TAL: le bail que vous produisez est le document officiel et non un modèle qui y ressemble. Les baux sont produits en français et en anglais, et chacun reçoit un code numérique référençable auprès du Tribunal administratif du logement en cas d'audience. C'est ce code qui rend le document utilisable si une location se retrouve devant le tribunal.

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  Comment les revenus de stationnement et de casiers apparaissent-ils dans mes états financiers?

  Chaque item locatif porte son propre code de grand livre: stationnement, casiers, commodités et services sont donc présentés séparément du loyer de base plutôt que fondus dans une seule ligne de revenus. Vos rapports financiers se ventilent par type de revenu — revenu résidentiel, revenu commercial, recouvrements, stationnement, casiers, escomptes. Au propriétaire qui demande ce que rapporte le garage, la réponse sort du grand livre plutôt que d'un calcul à part.

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  Les baux sont-ils offerts en français et en anglais?

  Oui — les baux sont produits en français et en anglais, tout comme les factures, les avis aux locataires et le portail locataire. Au Québec, cela dépasse la commodité: le bail du TAL que Kompas produit comme revendeur enregistré existe dans les deux langues, chacun avec son code numérique référençable. Pour un portefeuille à cheval sur le Québec et d'autres provinces, cela élimine le jeu de documents parallèle que la plupart des exploitants finissent par entretenir.

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  Que se passe-t-il automatiquement dès qu'un bail est signé?

  Quatre choses se produisent sans intervention: les conditions du bail passent dans le système comptable pour la facturation et le suivi des comptes clients, le document signé se classe à la page du bail, l'unité sort de votre liste de vacances en temps réel, et une inspection d'entrée est créée dans le processus de maintenance. Le locataire peut ensuite payer son premier mois et son dépôt par le portail, par virement Interac ou par prélèvement automatique.