Comptes clients

• Comptabilité·Comptes clients

  Puis-je suivre les loyers impayés de mes locataires?

  Oui — Kompas suit chaque facture de loyer émise à un locataire ou à un groupe de locataires, applique les paiements sur ces factures et maintient un solde de loyer courant pour chaque bail. Votre tableau de bord des comptes clients reflète les nouvelles charges, les paiements encaissés et les paiements échoués dès leur inscription: le solde affiché est donc le solde réel. De là, vous ouvrez l'historique de facturation et de paiement d'un locataire, ou vous produisez une liste chronologique des comptes clients par immeuble, par propriétaire ou pour tout le portefeuille.

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  Puis-je produire des états de compte pour mes locataires?

  Oui — Kompas exporte un état de compte détaillé pour tout locataire, présentant l'historique complet de ses factures et de ses paiements. Les états de compte sortent en PDF et en Excel: vous envoyez un document propre au locataire ou vous travaillez les chiffres dans un chiffrier pour votre propre révision. Comme les paiements faits sur la plateforme sont appliqués automatiquement aux factures, l'état de compte affiche le même solde que votre tableau de bord des comptes clients, sans étape de rapprochement préalable.

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  Puis-je envoyer un rappel à un locataire en retard de loyer?

  Oui — vous pouvez envoyer un rappel par courriel à tout locataire dont le solde de comptes clients est impayé, directement depuis Kompas. Le rappel puise dans les mêmes données de factures et de paiements que votre tableau de bord: le solde annoncé est le solde réel et non un chiffre recopié d'un chiffrier. Les documents et avis sont générés en français et en anglais. Si vous préférez relancer tout un immeuble ou l'ensemble du portefeuille d'un coup, Kompas envoie les mêmes rappels en lot.

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  Puis-je envoyer des rappels de comptes clients en lot pour un immeuble ou tout mon portefeuille?

  Oui — Kompas envoie en lot des rappels de comptes clients par courriel aux locataires d'un immeuble donné ou de tout votre portefeuille, en une seule opération. Les locataires sont sélectionnés selon leur solde impayé: seuls ceux qui doivent réellement de l'argent reçoivent un avis, et les montants proviennent directement du grand livre des comptes clients. Les rappels partent dans les deux langues. Vous pouvez toujours envoyer le même rappel à un seul locataire quand la situation demande une approche plus personnelle.

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  Kompas génère-t-il une facture de loyer que je peux envoyer à mes locataires chaque mois?

  Oui — chaque facture de loyer émise dans Kompas produit un document PDF, et vous pouvez automatiser l'envoi mensuel de ces factures à vos locataires résidentiels et commerciaux. La facturation découle des conditions de chaque bail actif: les charges s'inscrivent le premier du mois sans que personne ne prépare de liste. Les documents sont générés en français et en anglais, et les factures commerciales portent le calcul de taxes approprié ainsi que les numéros d'inscription de l'entité émettrice.

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  Vos factures calculent-elles les taxes de vente pour les locataires commerciaux?

  Oui — les baux commerciaux dans Kompas portent le calcul de taxe approprié, qu'il s'agisse de la TPS, de la TVQ ou de la TVH, et la taxe figure sur la facture reçue par le locataire. Vous n'avez pas à le signaler bail par bail: Kompas sait déjà où la taxe s'applique selon le type d'immeuble et le type de bail. C'est déterminant dans un portefeuille mixte, où unités résidentielles et commerciales cohabitent et où chaque côté doit être facturé correctement sans processus distinct.

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  Chacune de mes entités peut-elle afficher ses propres numéros de TPS et de TVQ sur les factures?

  Oui — chaque entité juridique dans Kompas affiche ses propres numéros d'inscription aux taxes directement sur les factures qu'elle émet. C'est important lorsque plusieurs entités de votre portefeuille sont inscrites séparément et qu'un locataire commercial a besoin d'un numéro valide sur le document pour appuyer ses propres déclarations. Chaque entité porte aussi ses gabarits de facture et son adresse courriel d'envoi: le locataire reçoit un document qui semble venir de la société titulaire du bail.

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  Puis-je facturer à partir de plusieurs entités, chacune avec son gabarit et son courriel?

  Oui — Kompas est structuré pour les organisations qui gèrent plusieurs entités, et chacune porte ses propres numéros de taxes, ses gabarits de facture, son adresse courriel d'envoi et ses paramètres. Les factures partent au nom de l'entité titulaire du bail: un locataire ne reçoit jamais un document à l'effigie de la mauvaise société. Les rapports se produisent par entité ou en consolidé, et comme la liste de fournisseurs est commune, un fournisseur ajouté une fois devient accessible à toutes vos entités.

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  Kompas fait-il le suivi des dépôts de loyer et des dépôts de garantie?

  Oui — Kompas suit les dépôts de loyer et les dépôts de garantie en les rattachant au bail auquel ils appartiennent et les garde visibles au grand livre du locataire plutôt que dans un chiffrier parallèle. Le moment venu, vous appliquez un dépôt à un mois de loyer précis ou vous le remboursez au locataire à la fin du bail. Dans les deux cas l'opération s'inscrit dans le système comptable: le solde du locataire et le passif à vos livres bougent ensemble.

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  Puis-je exporter une liste chronologique des comptes clients pour un immeuble ou pour tout mon portefeuille?

  Oui — Kompas produit des listes chronologiques de comptes clients pour l'ensemble du portefeuille, pour un propriétaire précis, pour un segment du portefeuille ou pour un seul immeuble. Les exports sortent en PDF et en Excel: le même rapport sert au dossier du propriétaire et à votre travail de recouvrement. Comme les factures et les affectations de paiement sous-jacentes sont en direct, le vieillissement exporté correspond exactement à ce qu'affiche votre tableau de bord à ce moment précis.

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  Kompas génère-t-il les relevés 31 pour mes locataires québécois?

  Oui — Kompas génère les relevés 31 et les transmet par courriel directement aux locataires dont l'adresse courriel se trouve dans la plateforme, ce qui élimine l'exercice annuel d'impression et de mise sous enveloppe pour un portefeuille québécois. Les relevés sont produits à partir des données de baux et d'occupation déjà au système: aucune collecte de données distincte en fin d'année n'est requise. Les relevés 31 côtoient les autres rapports de fin d'exercice, dont les grands livres détaillés, le T776 et le TP-1086.

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  Les factures et les documents aux locataires sont-ils produits en français et en anglais?

  Oui — Kompas génère ses documents en français et en anglais, y compris les factures de loyer en PDF émises pour chaque bail. Pour un portefeuille québécois, cela signifie que le locataire reçoit un document dans la langue inscrite à son dossier plutôt qu'une traduction faite à la main en fin de mois. Les notifications du portail locataire et les communications en lot partent aussi dans les deux langues: la constance du service ne dépend pas de la personne qui appuie sur envoyer.

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  Puis-je émettre une facture ponctuelle ou un crédit en dehors du cycle mensuel de loyer?

  Oui — Kompas permet la facturation ponctuelle hors du cycle mensuel régulier, pour une charge isolée comme le remplacement d'une clé, la refacturation d'une réparation ou un service additionnel. Vous pouvez aussi émettre des crédits ponctuels en cas de surfacturation, d'ajustement ou de remboursement. Les deux s'inscrivent immédiatement au grand livre du locataire et au grand livre général: le solde des comptes clients et les taxes applicables sont exacts sans écriture de correction ultérieure.

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  Puis-je refacturer une facture récupérable à un locataire commercial?

  Oui — lorsqu'une facture fournisseur est entièrement récupérable selon les termes d'un bail commercial, vous utilisez la fonction de département dans Kompas pour l'étiqueter aux locataires visés, et la charge se reporte sur leurs factures. Les recouvrements demeurent rattachés à la facture d'origine plutôt que suivis à part: ce que vous avez facturé et ce que vous avez payé se concilient à tout moment. La taxe de vente sur le recouvrement suit le type de bail.