Billets de service

• Entretien·Billets de service

  Avez-vous un système de suivi des bons de travail?

  Oui — nous les appelons billets de service, et ils vivent dans un tableau de bord centralisé où vous gérez, attribuez, suivez et commentez chaque tâche de maintenance du portefeuille. Les billets sont créés soit par votre équipe, soit par les locataires depuis le portail locataire: une demande de résident et une observation d'inspection aboutissent donc dans la même file. C'est la question qu'on nous pose le plus souvent en maintenance.

• Entretien·Billets de service

  Les billets peuvent-ils être attribués à des personnes précises de mon équipe?

  Oui — les billets de service reçus peuvent être attribués à des hommes de maintenance ou à des techniciens nommés de votre équipe, qui sont avisés que le billet leur revient. L'attribution transforme le tableau de bord en charge de travail: vous voyez qui porte quoi avant d'en ajouter à la file de quelqu'un. Elle se limite aux utilisateurs internes; on ne peut pas envoyer un billet directement à un entrepreneur externe.

• Entretien·Billets de service

  Puis-je envoyer un bon de travail à un fournisseur externe?

  Non — la répartition dans Kompas ne vise que les utilisateurs internes: un bon de travail ne peut pas être envoyé à un entrepreneur externe comme à votre propre technicien. Si vous faites affaire régulièrement avec les mêmes fournisseurs, la voie pratique est de leur créer des comptes au rôle maintenance, ce qui ne coûte rien puisque les accès sont illimités. C'est un contournement et non une fonction de répartition aux fournisseurs.

• Entretien·Billets de service

  Puis-je suivre les heures de travail de mon équipe sur les billets de service?

  Non — Kompas n'offre pas de suivi du temps pour l'instant: les heures consacrées à un billet de service ne lui sont pas imputées. C'est une fonction que nous développons activement. Si le coût de main-d'œuvre par billet est central à votre façon de tarifer ou de facturer les travaux, il vaut mieux en parler tôt plutôt que de présumer qu'on peut l'approximer avec ce qui existe aujourd'hui.

• Entretien·Billets de service

  Peut-on téléverser des photos des travaux sur un billet?

  Oui — vous pouvez téléverser des photos avant et après sur un billet de service, et les locataires qui soumettent un billet par le portail peuvent aussi en joindre. Vous avez donc une visibilité du signalement initial jusqu'aux travaux terminés, sans dossier de photos distinct ni fil de messages texte. Pour les rotations et les litiges de dépôt en particulier, c'est ce qui rend les images retrouvables un an plus tard.

• Entretien·Billets de service

  Quels indicateurs de maintenance puis-je suivre?

  Kompas suit le taux d'exécution et le nombre moyen de jours avant l'achèvement des billets de service, les deux chiffres que la plupart des exploitants utilisent pour juger si une équipe de maintenance suit la cadence. Ils sont disponibles pour votre suivi interne à l'échelle du portefeuille. La gravité ou la priorité ne fait pas partie des indicateurs aujourd'hui: une urgence et une demande de routine y comptent de la même façon.

• Entretien·Billets de service

  Le système distingue-t-il les billets d'urgence des demandes de routine?

  Non — il n'existe pas d'indicateur de gravité ou de priorité dans les indicateurs de maintenance aujourd'hui: une urgence et une demande de routine sont suivies de la même façon. En pratique, les équipes gèrent l'urgence par l'attribution et les commentaires sur le billet plutôt que par un champ dont le système rend compte. Si le tri par gravité est important pour vous, c'est une limite réelle à peser.

• Entretien·Billets de service

  Les locataires peuvent-ils soumettre eux-mêmes leurs demandes de maintenance?

  Oui — les locataires soumettent des billets de service par le portail locataire et peuvent joindre des photos à leur demande, qui atterrit directement dans votre tableau de bord de maintenance plutôt que dans une boîte courriel ou un message vocal. Ils peuvent aussi suivre l'historique et l'état de leurs propres billets, ce qui fait cesser en bonne partie les appels de suivi. L'accès au portail est sur invitation et contrôlé par vous.

• Entretien·Billets de service

  La maintenance est-elle incluse à mon abonnement ou vendue séparément?

  Incluse — chaque abonnement Kompas donne accès à toutes les fonctions de base de la plateforme, et la maintenance en fait partie, au même titre que la comptabilité, les paiements, la gestion des baux et le portail locataire. Aucun palier maintenance à ajouter ni frais par technicien, les utilisateurs étant illimités. Ce qui diffère entre les forfaits, c'est l'API ouverte, les intégrations personnalisées et le niveau de service.

• Entretien·Billets de service

  Mon personnel de maintenance peut-il avoir des comptes sans voir la comptabilité?

  Oui — les permissions par rôle dans Kompas sont granulaires: un rôle de gestionnaire de maintenance accède aux billets de service et aux demandes d'entretien sans atteindre les comptes clients, les comptes fournisseurs ou les rapprochements bancaires que voit un rôle comptable. Comme les accès sont illimités, donner à chaque technicien son propre compte bien délimité ne coûte rien. C'est aussi ce qui rend viable le contournement pour les entrepreneurs réguliers.

• Entretien·Billets de service

  Un billet de service consigne-t-il qui a fait quoi et quand?

  Oui — un billet de service porte son attribution, les commentaires ajoutés par votre équipe et les photos avant et après téléversées, en plus des données d'achèvement qui alimentent les indicateurs. Entre l'historique du billet et la journalisation des documents et des modifications, vous disposez d'un registre du traitement de la demande. Ce qu'il ne capte pas: les heures travaillées, le suivi du temps étant encore en développement.