POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

(Dernière modification le 23 décembre 2024)

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Bienvenue!

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Bienvenue à Kompas. Nous espérons que vous aimerez utiliser nos « Services », qui comprennent (i) la visite de notre site Web à https://www.kompaspm.com/, y compris tous les sous-domaines, actuels et futurs (le « Site Web »); et (ii) l’utilisation de notre « Plateforme » en ligne, qui donne aux « Organisations » accès à notre logiciel de gestion de biens et de comptabilité. La Plateforme permet également aux Organisations de collaborer avec divers « Membres d’une Organisation », ainsi que de communiquer avec (i) les « Locataires » au sujet de leurs demandes de location, loyers et unités locatives; et (ii) les « Investisseurs » au sujet de leurs investissements dans des biens immobiliers. Veuillez consulter la section des définitions ci-dessous pour en savoir plus sur chacun de ces rôles.

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La présente Politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») couvre les données personnelles recueillies auprès de vous ou à votre sujet si : (1) vous êtes une personne physique qui visite le Site Web; (2) vous êtes une personne physique qui a créé un compte sur la Plateforme, que vous soyez un Locataire, un Investisseur ou l’une des Organisations membres; ou (3) vous avez sinon interagi avec nous de différentes façons.

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Kompas prend votre confidentialité et la sécurité de vos données personnelles très au sérieux. Nous publions la présente Politique pour expliquer qui nous sommes, décrire les données personnelles que nous recueillons auprès de vous et sur vous, et indiquer ce que nous faisons de vos données personnelles pendant que vous utilisez les Services ou dialoguez avec nous. La Politique explique également les droits qui vous sont conférés en vertu de la loi et la façon dont vous pouvez communiquer avec nous et avec les autorités compétentes pour faire valoir ces droits. Nous vous invitons à la lire attentivement.

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Principaux éléments de la Politique

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Voici les principaux éléments de la présente Politique qui vous permettront de repérer immédiatement les parties importantes afin de prendre une décision éclairée sur votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos données personnelles. En nous transmettant des données personnelles par quelque moyen que ce soit, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de celles-ci. Vous trouverez les détails dans le reste de la Politique.

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Données personnelles que nous collectons auprès de vous, mais uniquement avec votre consentement

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Coordonnées de sites Web
Renseignements sur le compte d’un Membre d’une Organisation
Dossiers de facturation des Locataires
Renseignements sur les demandes de location
Renseignements sur la vérification de crédit, de l’identité et des revenus des Locataires
Dossiers de facturation des Locataires

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Ce que nous faisons des données

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Répondre à vos demandes et communiquer avec vous
Créer un compte sur la Plateforme pour vous; communiquer avec vous au sujet de votre compte; contrôler votre accès à la Plateforme et améliorer l’utilisation que vous en faites
Créer un compte sur la Plateforme pour vous; communiquer avec vous au sujet de votre compte; contrôler votre accès à la Plateforme et améliorer l’utilisation que vous en faites
Faciliter la soumission de votre demande de location et la signature d’un bail
Vérifier votre crédit, votre identité ou votre revenu
Tenir à jour un dossier de vos factures et de vos paiements de loyer

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Les tiers à qui nous les communiquons

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Les entreprises qui nous aident à gérer notre liste de distribution et à envoyer des courriels
Notre fournisseur de services de signature électronique; les entreprises qui nous aident à gérer notre liste de distribution et à envoyer nos courriels
Les entreprises qui nous aident à gérer notre liste de distribution et à envoyer des courriels
Notre fournisseur de services de signature électronique; les Organisations dont vous souhaitez louer les unités locatives
Les Organisations dont vous souhaitez louer les unités locatives
L’Organisation avec laquelle vous avez conclu un bail

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Certains termes

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Avant d’exposer les détails de la Politique, voici d’abord les définitions de certains termes qui faciliteront, selon nous, votre lecture.

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« Cohabitant » renvoie à une personne qui réside dans une unité locative avec un Locataire, identifiée par celui-ci dans la Déclaration de résidence.

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« Déclaration de résidence » renvoie au formulaire qu’un Locataire doit remplir sur la Plateforme, à la suite de la signature d’un bail, qui identifie toutes les personnes qui vivent avec ce Locataire dans l’unité locative en question.

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« Données personnelles » s’entend des renseignements que nous recueillons auprès de vous ou sur vous, lesquels sont définis dans le RGPD comme étant « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Il peut s’agir simplement de votre nom ou de votre adresse de courriel, ou d’une information compliquée, comme un identifiant en ligne (habituellement une chaîne de lettres ou de chiffres) qui vous est attribué. En vertu de la LPRPDE et de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec, le concept équivalent est celui de « renseignements personnels », ce qui revient à peu près au même. Dans la présente Politique, toute mention du terme « données personnelles » s’entend également des renseignements personnels.

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« Investisseur » renvoie à une personne physique ou à un représentant d’une entreprise d’investissement qui possède une participation financière dans certains des biens immobiliers gérés par une Organisation.

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« Locataire » désigne un locataire soit actuel soit éventuel d’une unité locative gérée par une Organisation au moyen de la Plateforme.

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« Lois sur la protection des données » s’entend des lois destinées à protéger vos données personnelles et votre vie privée à l’endroit où vous vivez. Kompas s’engage à respecter toutes les Lois sur la protection des données applicables. Ces lois sont notamment les suivantes :

Le « RGPD », le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne, dont le nom officiel est Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil;
Le « RGPD du R.-U. » qui s’applique à nos activités au Royaume-Uni; veuillez noter que les renvois de la présente Politique au « RGPD » comprennent le RGPD du R.-U., s’il y a lieu;
La « LPRPDE » (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques), qui est la loi de protection des données canadienne qui s’applique à nos activités au Canada;
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, modifiée par la Loi 25 (la « Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec ») qui s’applique à nos activités au Québec;
La California Consumer Privacy Act (« CCPA »), modifiée par la California Privacy Rights Act qui s’applique à nos activités aux États-Unis dans certaines circonstances;
Et d’autres lois sur la protection des renseignements personnels aux États-Unis, en particulier celles qui sont actuellement en vigueur en Californie, au Colorado, au Connecticut et en Virginie.

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« Membre d’une Organisation » désigne un employé ou un entrepreneur d’une Organisation qui possède un compte sur la Plateforme, affilié à son Organisation.

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« Organisation » désigne une entreprise qui a conclu une entente de services avec nous pour accéder à la Plateforme et l’utiliser à des fins de gestion de biens.

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« Utilisateur » désigne quiconque possède un compte sur la Plateforme, y compris un Investisseur, un Membre d’une Organisation ou un Locataire.

Si vous êtes un Locataire, d’autres termes et définitions employés dans la présente Politique se trouvent dans nos Conditions de service destinées aux Locataires et ont le même sens que dans la présente Politique.

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À propos de nous et communiquer avec nous

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Kompas Inc. (« Kompas ») est une société de capitaux canadienne située à Montréal (Québec), au Canada, à l’adresse indiquée ci-dessous. Dans la présente Politique, « Kompas » peut, selon le contexte, renvoyer à Kompas Inc. ou à ses sociétés affiliées et à leurs actionnaires, dirigeants, administrateurs, employés, mandataires, associés, commettants, représentants, successeurs et ayants droit respectifs (collectivement, leurs « Représentants »). L’emploi des pronoms et adjectifs pronominaux « nous », « notre » ou « nôtre » dans la Politique renvoie également à Kompas. Dans la présente Politique, un visiteur du Site Web, un Utilisateur ou toute autre personne pour laquelle nous détenons des données personnelles peut être désigné par les termes « vous ».

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En vertu du RGPD, Kompas est un « responsable du traitement des données ». Nous collectons ainsi des données personnelles directement auprès de vous et en déterminons la finalité et le mode de « traitement ». Le terme « traitement » est un terme générique qui englobe la collecte, l’utilisation, la conservation, le transfert ou toute autre action associée à vos données personnelles, et il est utilisé dans ce sens dans la présente Politique. En vertu de la LPRPDE, Kompas est une « organisation », tandis qu’en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec, Kompas est une « entreprise ». La LPRPDE utilise le terme « collecte, utilisation et communication » et la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec, la formulation « recueille, détient, utilise ou communique à des tiers » comme équivalent approximatif du terme « traitement » du RGPD. Lorsque nous utilisons le terme « traitement » dans la présente Politique, vous pouvez le remplacer par l’une ou l’autre de ces formulations de la loi canadienne ou québécoise.

Si vous avez des questions sur le contenu de la présente Politique ou sur tout autre sujet relatif à la protection de votre vie privée ou de vos données, ou si vous voulez exercer l’un de vos droits en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la protection de la vie privée et des renseignements personnels à l’adresse suivante :

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Responsable de la protection de la vie privée et des renseignements personnels de Kompas

confidentialité@kompaspm.com

ou à :

Responsable de la protection de la vie privée et des renseignements personnels de Kompas

5450, ch. de la Côte-des-Neiges

Montréal, Québec
H3T 1Y6

Canada

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Vos droits

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Vous disposez des droits ci-dessous concernant vos données personnelles détenues par Kompas, ainsi que d’autres droits relatifs à la protection de votre vie privée. Notez que tous ces droits ne sont pas nécessairement à votre disposition, ils dépendent des Lois sur la protection des données qui s’appliquent au lieu où vous vous trouvez. Ces droits peuvent être exercés sans incidence sur les prix ou les frais facturés par Kompas, s’il y a lieu, dans le cadre de ses Services. Veuillez toutefois noter que l’exercice de certains de ces droits peut influer sur votre capacité d’utiliser une partie ou la totalité du Site Web ou de la Plateforme :

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le droit de retirer votre consentement au traitement par Kompas de vos données personnelles à tout moment;
le droit de faire effacer vos données personnelles des registres de Kompas;
le droit de faire supprimer un lien dans les Services qui est lié à votre nom;
le droit d’accéder à vos données personnelles et à tout renseignement pertinent concernant leur traitement et leur utilisation;
le droit d’obtenir une copie de vos données personnelles dans un format facile à lire afin de pouvoir les transférer à un autre sous-traitant de traitement des données;
le droit de faire corriger ou d’actualiser vos données personnelles si vous estimez qu’elles sont inexactes ou périmées;
le droit de refuser les communications de marketing que nous vous envoyons, et ce, à tout moment;
le droit de savoir si Kompas partage vos données personnelles (et si oui, qui les reçoit). Bien que vous puissiez communiquer avec notre Responsable de la protection de la vie privée et des renseignements personnels si vous avez besoin de précisions ou de plus amples détails, nous vous invitons à consulter ces renseignements ailleurs dans la présente Politique;
le droit d’exiger que Kompas s’abstienne de vendre vos données personnelles. Veuillez noter que Kompas ne vend pas vos données personnelles;
le droit de limiter le traitement de vos données personnelles si elles sont inexactes ou si le traitement ou l’utilisation que nous en faisons est contraire à la loi;
le droit de refuser toute forme de marketing ou de publicité ciblée par Kompas.

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Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, communiquez avec notre Responsable de la protection de la vie privée et des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessus, ou consultez certaines rubriques pertinentes plus loin dans la présente Politique.

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Données personnelles recueillies auprès de vous et ce que nous en faisons

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Kompas limite la quantité de données personnelles qu’elle recueille à ce qui est nécessaire et approprié aux fins déterminées. Nous n’utilisons ni ne communiquons pas vos données personnelles à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si vous y consentez ou si le droit applicable le permet ou l’exige.

Le tableau ci-après décrit toutes les données personnelles que nous sommes susceptibles de collecter directement auprès de vous, ce que nous en faisons et le fondement juridique de l’obtention et du traitement de ces données personnelles sur lequel nous nous appuyons en vertu du RGPD. En vertu de la LPRPDE et de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec, le fondement juridique est votre consentement éclairé, et en nous transmettant ces données personnelles, vous reconnaissez avoir accordé ce consentement à Kompas.

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Catégorie de données personnelles

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Coordonnées de sites Web
Renseignements sur le compte d’un Membre d’une Organisation
Renseignements sur le compte du Locataire
Renseignements sur les demandes de location
Renseignements supplémentaires sur le Locataire

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Données personnelles traitées

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Prénom, nom, adresse électronique; et si possible, votre numéro de téléphone et l’entreprise pour laquelle vous travaillez
Prénom, nom, adresse électronique, numéro de téléphone, rôle au sein de l’Organisation
Prénom, nom, adresse électronique, numéro de téléphone
Prénom, nom, adresse, date de naissance, nom de l’employeur, salaire, nom du locateur précédent, montant du loyer précédent
Les diverses données personnelles que vous pouvez partager avec une Organisation au moyen de la Plateforme, que ce soit dans une annexe au bail ou autrement

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Ce que nous en faisons (la « finalité » du traitement)

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Pour communiquer avec vous au sujet de nos Services; pour prévoir une démonstration de nos Services avec vous; pour vous envoyer notre lettre d’information
Pour créer votre compte; pour vous permettre de vous connecter à votre compte et d’accéder à la Plateforme; pour aider à gérer votre portefeuille de biens immobiliers et vos Locataires
Pour créer votre compte; pour vous permettre de vous connecter à votre compte et d’accéder à la Plateforme; pour faciliter votre relation avec une Organisation
Pour partager avec l’Organisation dont vous souhaitez louer l’unité locative; pour conduire une vérification de crédit au nom de l’Organisation, comme détaillé dans la section Données personnelles collectées à votre sujet auprès de tiers et ce que nous en faisons ci-dessous
Pour partager avec l’Organisation dont vous souhaitez louer l’unité locative

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Fondement juridique du traitement en vertu du RGPD

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Votre consentement à nous donner ces renseignements
Votre consentement à nous donner ces renseignements
Votre consentement à nous donner ces renseignements
Votre consentement à nous donner ces renseignements
Votre consentement à nous donner ces renseignements

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Pour le paiement du loyer du Locataire, nous faciliterons la collecte des renseignements de facturation ou de paiement auprès de vous directement, conformément aux modalités de votre bail. Par exemple, il peut vous être demandé de remplir une entente de prélèvement automatique et de fournir un chèque annulé ou vous pouvez avoir la possibilité de payer votre loyer par carte de crédit, comme indiqué par l’Organisation dans votre bail. Nous recourons à notre sous-traitant tiers de traitement des paiements de confiance, Zūm Rails, pour faciliter les paiements du loyer des Locataires (quelle que soit leur forme). Vous pouvez accéder à la politique de protection des renseignements personnels de Zūm Rails ici. Selon les modalités de paiement de votre bail, vous fournirez les Renseignements supplémentaires sur le Locataire (y compris les renseignements de facturation, comme votre numéro de carte de crédit et l’adresse affiliée ou les renseignements sur le compte bancaire, comme le permettent les outils de banque en ligne de votre banque) à notre sous-traitant tiers de traitement des paiements au moyen d’un lien unique et protégé accessible à partir de la Plateforme. Kompas ne reçoit ou ne traite toutefois pas vos données personnelles dans le cadre de ce processus. Les Renseignements supplémentaires sur le Locataire liés au paiement du loyer sont transmis directement à notre sous-traitant tiers de traitement des paiements, et les paiements de loyer sont transmis directement à l’Organisation en question. Vous trouverez d’autres renseignements sur les paiements de loyer dans nos Conditions de service destinées aux Locataires.

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Données personnelles sur vous recueillies par des tiers et ce que nous en faisons

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Nous obtenons parfois des données personnelles sur vous auprès de tiers, ou des tiers les collectent en notre nom et les utilisent. Ce tableau explique les détails sur ces données personnelles – de quoi il s’agit, leur provenance et ce que nous en faisons. En vertu des Lois sur la protection des données, le fondement juridique du traitement de ces données personnelles est votre consentement éclairé, et en utilisant les Services, vous acceptez d’avoir accordé ce consentement à la personne qui l’a recueilli. Aucune de ces données ne provient de sources accessibles au public.

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Catégorie de données personnelles

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Renseignements sur le compte d’un Membre d’une Organisation
Renseignements sur le compte de l’Investisseur
Renseignements sur le compte du Locataire
Renseignements sur la vérification de crédit, de l’identité et des revenus des Locataires
Dossiers de facturation des Locataires
Renseignements sur les Cohabitants

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Données personnelles collectées par le tiers

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Nom et adresse électronique; votre rôle au sein de l’Organisation
Nom et adresse électronique
Nom et adresse électronique
Un rapport de crédit et un document confirmant votre identité et votre revenu, selon le cas
L’historique des transactions de vos paiements de loyer
Prénom, nom, relation avec le Locataire, et les autres données personnelles demandées par la Déclaration de résidence

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Qui collecte les données personnelles

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Une Organisation
Une Organisation
Une Organisation
Notre fournisseur tiers de services de vérification
Une Organisation et notre sous-traitant tiers de traitement des paiements tiers
Un Locataire

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Ce que nous en faisons

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Pour vous envoyer un courriel vous invitant à créer votre compte
Pour vous envoyer un courriel vous invitant à créer votre compte
Pour vous envoyer un courriel vous invitant à créer votre compte
Pour vérifier votre crédit, votre identité et votre revenu; pour les partager avec une Organisation
Pour tenir à jour un dossier de vos factures et de vos paiements de loyer
Pour partager avec l’Organisation qui possède ou gère l’unité locative où vous vivez, afin qu’elle ait un dossier des personnes vivant dans une unité locative donnée en cas d’urgence

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Fondement juridique du traitement en vertu du RGPD

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Nos intérêts commerciaux légitimes
Nos intérêts commerciaux légitimes
Nos intérêts commerciaux légitimes
Votre consentement au partage de ces renseignements avec nous en remplissant une demande de location qui exige ces vérifications
Votre consentement au partage de ces renseignements avec nous en faisant des paiements de loyer sur la Plateforme
Vos intérêts vitaux

Les données personnelles que nous collectons au moyen de la demande de location nous permettent de conduire une vérification de crédit au nom d’une Organisation. Une Organisation peut également demander votre consentement à une vérification d’identité ou du revenu. Dans ces cas, vous serez également invité à donner votre consentement et les données personnelles nécessaires à ces fins dans la demande de location. Nous recourons à notre fournisseur de services de vérification tiers de confiance, VeriFast, pour faciliter ces vérifications (y compris la vérification de crédit). Vous pouvez accéder à la politique de protection des renseignements personnels de VeriFast ici.

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Veuillez noter que la vérification de l’identité nécessite la copie d’une pièce d’identité avec photo (comme un permis de conduire) et un selfie; la vérification du revenu vous impose de fournir un accès temporaire à votre compte bancaire (facilité par les outils bancaires en ligne de votre banque), afin que notre fournisseur de services de vérification tiers puisse faire un instantané temporaire de votre historique de transactions. Ces renseignements de vérification sont communiqués à notre fournisseur de services de vérification tiers (mais pas à Kompas ou à l’Organisation), qui produira un rapport transmis à l’Organisation exigeant ces vérifications dans le cadre de la demande de location. Veuillez noter que nous recevrons également une copie de ce rapport et la conserverons dans nos dossiers conformément à la section Conservation des données ci-dessous.

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De plus, dans la mesure où des identifiants analytiques sont générés par des tiers, ils peuvent être considérés comme des données personnelles recueillies auprès de tiers. Vous trouverez des détails à ce sujet plus loin dans la présente Politique.

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Données personnelles de nature délicate

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Nous ne collectons pas ce que le RGPD ou la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec considèrent comme des données personnelles de nature délicate (comme les données sur la santé ou les données sur votre origine raciale ou ethnique) auprès de vous lorsque vous utilisez les Services, à moins que vous nous les soumettiez volontairement, ce que nous vous recommandons de ne pas faire.

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Entreprises ou organisations auxquelles nous transférons vos données personnelles

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Nous partageons régulièrement certaines de vos données personnelles avec différents types de tiers qui sont décrits dans le tableau ci-après, avec ce qu’ils en font. Chaque type de tiers identifié ci-dessous est soumis à l’obligation contractuelle de ne pas 1) transférer ou vendre vos données personnelles; 2) utiliser vos données personnelles à quelque fin que ce soit, autre que la fin déterminée dans le tableau ci-dessous.

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Nous transmettons des données personnelles aux organismes d’application de la loi ou à d’autres pouvoirs publics si : 1) le droit applicable l’exige en réponse à des demandes légitimes, notamment pour répondre à des exigences en matière de sécurité nationale ou d’application de la loi; 2) si nous estimons cette mesure nécessaire pour enquêter sur des activités illégales, des fraudes ou des situations présentant des menaces pour la sécurité d’une personne, ou toute violation des Conditions de service destinées aux Locataires, pour les prévenir ou pour prendre des mesures à leur égard; 3) si nous estimons qu’il est nécessaire d’enquêter sur des situations supposant une utilisation abusive de l’infrastructure du Site Web, de la Plateforme ou d’Internet en général (par exemple des pourriels volumineux ou des attaques par déni de service), de les prévenir ou de prendre des mesures à leur égard; ou 4) si nous y sommes tenus en vertu d’une loi en vigueur.

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Nous pouvons également transmettre des données personnelles : 1) à une société mère, à des filiales, à des coentreprises ou à d’autres sociétés sous contrôle commun avec Kompas (auquel cas nous demandons à ces entités de se conformer à la présente Politique); 2) si Kompas fusionne avec une autre entité, fait l’objet d’une réorganisation d’entreprise, vend ou transfère la totalité ou une partie de son exploitation, de ses biens ou de ses actions (auquel cas nous demandons à cette entité d’assumer nos obligations en vertu de la présente Politique, ou nous vous informons que vous êtes couvert par une nouvelle politique de protection des renseignements personnels).

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Certains de ces destinataires tiers peuvent se trouver hors de votre territoire national. Si vous vous trouvez dans l’Espace économique européen ou au Royaume-Uni, consultez la section « Transfert de vos données personnelles en dehors de l’Espace économique européen » plus bas dans la présente Politique pour en savoir plus, notamment sur la manière dont nous protégeons vos données personnelles en pareil cas. Si vous êtes au Québec, consultez la section « Transfert de vos données personnelles hors du Québec » plus bas dans la présente Politique pour en savoir plus sur la manière dont nous protégeons vos données personnelles en pareil cas.

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Nous ne partagerons jamais vos données personnelles avec d’autres tiers, sauf dans ces circonstances ou dans la mesure où les Lois sur la protection des données applicables l’autorisent. Nous ne vendons ni ne louons pas vos données personnelles à des tiers à des fins de vente directe ou à toute autre fin.

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Catégorie de données personnelles

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Coordonnées de sites Web
Renseignements sur le compte d’un Membre d’une Organisation
Renseignements sur le compte du Locataire
Renseignements sur les demandes de location
Renseignements sur la vérification de crédit, de l’identité et des revenus des Locataires
Renseignements supplémentaires sur le Locataire
Dossiers de facturation des Locataires
Renseignements sur les Cohabitants
Renseignements sur le compte de l’Investisseur
Identifiants d’analyse et renseignements connexes, y compris l’adresse IP

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Entreprises ou organisations à qui nous les transférons

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Notre fournisseur de services de signature électronique
Les entreprises qui nous aident à gérer notre liste de distribution et à envoyer des courriels
Les entreprises qui nous aident à gérer notre liste de distribution et à envoyer des courriels
L’Organisation dont vous remplissez la demande de location
Notre fournisseur de services de signature électronique
L’Organisation à laquelle vous présentez une demande de location ou avec laquelle vous avez conclu un bail
L’Organisation avec laquelle vous avez conclu un bail
L’Organisation avec laquelle vous avez conclu un bail
L’Organisation qui possède ou gère l’unité locative où vous vivez
Les Organisations qui gèrent les biens dans lesquels vous avez investi;
Les entreprises qui nous aident à gérer notre liste de distribution et à envoyer des courriels
Entreprises fournissant des analyses de données pour le Site Web et la Plateforme comme détaillé à la section Collecte limitée de renseignements ci-dessous
Les entreprises qui nous aident à gérer notre liste de distribution et à envoyer des courriels

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Ce qu’elles en font

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Vous envoyer des courriels, comme expliqué dans la section Communications par courriel ci-dessous
Faciliter l’envoi des baux et d’autres documents exigeant votre signature; vous envoyer des courriels, comme expliqué dans la section Communications par courriel ci-dessous
Vous envoyer des courriels, comme expliqué dans la section Communications par courriel ci-dessous
Communiquer avec vous au sujet de votre demande de location; faciliter l’envoi des baux et d’autres documents exigeant votre signature
Vérifier votre crédit, votre identité et votre revenu dans le cadre de la location d’une unité locative
Communiquer avec vous au sujet de votre unité locative et de votre bail
Tenir à jour des dossiers sur vos paiements de loyer; communiquer avec vous au sujet de vos paiements de loyer
Les conserver à des fins de tenue de documents en cas d’urgence
Vous envoyer des mises à jour sur vos investissements et les biens affiliés; vous envoyer des courriels comme expliqué dans la section Communications par courriel ci-dessous
Nous fournir des analyses sur la manière dont le Site Web et la Plateforme sont utilisés, repérer les activités frauduleuses, comme indiqué à la section Collecte limitée de renseignements ci-dessous

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Nous fournir des analyses sur la manière dont le Site Web et la Plateforme sont utilisés, repérer les activités frauduleuses, comme indiqué à la section Collecte limitée de renseignements ci-dessous

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De plus, veuillez noter que toutes les catégories de données personnelles décrites dans le tableau ci-dessus sont communiquées à nos fournisseurs de services qui offrent l’infrastructure technique du Site Web ou de la Plateforme, selon le cas. Ces entreprises conservent les données personnelles et les gardent à disposition pour vous et nous, y compris à des fins de tenue des dossiers. Les entreprises qui fournissent l’infrastructure technique du Site Web et de la Plateforme sont de manière égale soumise à une obligation contractuelle de ne pas 1) transférer ou vendre vos données personnelles ; ou 2) utiliser vos données personnelles à une autre fin que celle indiquée dans le tableau ci-dessous.

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Communications par courriel et conformité aux lois anti-pourriel

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Nous gérons notre propre liste de diffusion avec l’aide de certains fournisseurs de services de courriel tiers (les « Fournisseurs de services de courriel ») pour envoyer notre bulletin d’information et des courriels à nos Utilisateurs relatifs aux Services, à leur compte et aux mises à jour de la Plateforme. Les données personnelles sont transférées aux Fournisseurs de services de courriel afin d’assurer le bon envoi des courriels. Les Fournisseurs de services de courriel n’utilisent pas vos données personnelles à d’autres fins, ne les transfèrent et ne les vendent pas à d’autres tiers.

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Vous pouvez vous désabonner à tout moment pour arrêter de recevoir des communications par courriel de notre part, en suivant le lien situé en bas des courriels de Kompas. D’autres types de courriels, comme ceux relatifs à votre utilisation des Services et votre compte d’Utilisateur, ou si vous êtes un Locataire, ceux relatifs à votre demande de location, à votre bail ou à votre unité locative, ne comprennent pas de clause de désabonnement, car ils sont essentiels pour l’utilisation de nos Services.

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Les pratiques en matière de courrier électronique de Kompas sont conçues pour être conformes aux lois anti-pourriel, notamment à la loi appelée Loi canadienne anti-pourriel du Canada ou « LCAP » (L.C. 2010, ch. 23) et à la loi américaine CAN-SPAM Act. Si vous pensez avoir reçu de la part de Kompas un courriel contraire à ces lois, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection de la vie privée et des renseignements personnels au moyen du formulaire situé plus haut dans la présente Politique.

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Collecte limitée de renseignements à des fins statistiques, analytiques et de sécurité

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Kompas recueille automatiquement certains renseignements à l’aide des « Programmes d’analyse tiers » pour l’aider à mieux comprendre les visiteurs et les Utilisateurs de son Site Web et la façon dont ils l’utilisent, ainsi que la Plateforme, mais aucun de ces renseignements ne vous identifie personnellement, sauf par une chaîne alphanumérique. Ainsi, chaque fois que vous consultez le Site Web ou la Plateforme, nous notons automatiquement (le cas échéant) votre adresse IP, le type de navigateur et d’ordinateur ou d’appareil utilisés, l’heure d’accès, la page Web d’origine, les pages Web visitées ou le contenu consulté et tout autre renseignement connexe. Nous utilisons les renseignements recueillis de la manière généralement décrite dans la présente Politique et pour mieux comprendre vos besoins et les besoins des visiteurs et Utilisateurs du Site Web dans l’ensemble. Kompas se sert aussi des renseignements obtenus à des fins statistiques pour faire un suivi du nombre de personnes ayant visité le Site Web et la Plateforme et des pages consultées du Site Web et de la Plateforme en vue d’apporter des améliorations aux Services et à ses activités.

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Votre adresse IP et d’autres renseignements pertinents que nous recueillons à l’aide des Programmes d’analyse tiers peuvent également servir à retracer toute activité frauduleuse ou criminelle, ou toute activité en violation des Conditions de service destinées aux Locataires.

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Technologie de suivi (« Témoins ») et technologies connexes sur le Site Web

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Kompas utilise des technologies de suivi (les « témoins » et des technologies connexes comme des balises, des pixels et des pixels invisibles) sur le Site Web et la Plateforme. Les témoins sont de petits fichiers de données qu’un site Web place sur votre ordinateur ou appareil lorsque vous le visitez, et ce, dans le but de suivre votre utilisation du site Web et d’améliorer votre expérience utilisateur grâce à l’enregistrement de certaines données dans votre ordinateur ou appareil. En visitant le Site Web ou la Plateforme ou en les utilisant, vous acceptez leur utilisation. Nous utilisons actuellement seulement des témoins essentiels sur le Site Web et la Plateforme, qui sont nécessaires pour permettre les fonctionnalités de base de notre Site Web et de la Plateforme. Par exemple, nous utilisons des témoins pour faciliter et authentifier l’utilisation de votre compte lorsque vous êtes un Utilisateur connecté. Nous utilisons aussi des témoins et des technologies connexes pour faciliter le traitement des paiements de loyer des Locataires.

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Il est possible de régler votre navigateur afin qu’il refuse les témoins ou qu’il les supprime après leur stockage. Vous pouvez consulter la rubrique d’aide de votre navigateur pour obtenir des instructions, mais voici des instructions pour les navigateurs et les systèmes d’exploitation les plus couramment utilisés :

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Veuillez noter que la suppression ou le blocage de certains témoins peut nuire à votre expérience d’utilisateur, car vous devrez entrer de nouveau certains renseignements, notamment les renseignements nécessaires pour utiliser nos services. De plus, la suppression de certains témoins nécessaires pourrait entraver le fonctionnement de certaines fonctions, voire de la totalité des Services.

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Comment nous protégeons vos données personnelles

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Nous avons mis en place des méthodes techniques et organisationnelles très rigoureuses afin de nous assurer que, par défaut, nous ne traitons que les données personnelles nécessaires à chaque finalité du traitement. Ces méthodes permettent d’éviter la perte de vos données personnelles, leur utilisation ou l’accès non autorisé à celles-ci.

Nous avons également mis en place une procédure afin de déceler toute infraction présumée à la sécurité des données. Si les Lois sur la protection des données exigent que nous le fassions, nous vous informons, ainsi que tout organe de supervision compétent, d’une infraction présumée à la sécurité des données dans le délai prévu par les Lois sur la protection des données applicables.

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Kompas adopte seulement des pratiques exemplaires de l’industrie (matérielles, électroniques et procédurales) pour assurer la sécurité des données recueillies (y compris les données personnelles). De plus, nous faisons appel à des fournisseurs et à des partenaires d’hébergement Web indépendants afin d’obtenir le matériel informatique, les logiciels, les réseaux, le stockage et les autres technologies nécessaires pour exploiter le Site Web et la Plateforme; ces tiers ont été sélectionnés en fonction de leurs normes élevées en matière de sécurité électronique et matérielle.

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Enfin, tous les renseignements, y compris les données personnelles, sont chiffrés et transmis par le protocole de couche de sockets sécurisés (« protocole SSL ») ou le protocole de sécurité de la couche transport («protocole TLS »), des normes de sécurité strictes pour le transfert des données et les transactions sur Internet. Vous pouvez utiliser votre navigateur pour vérifier la validité du certificat de sécurité SSL de Kompas sur le Site Web et la Plateforme.

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Procédures et politiques internes

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Outre les mesures de protection de vos données personnelles décrites à la rubrique précédente, nous avons élaboré et mis en œuvre certaines procédures et politiques internes concernant les données personnelles, notamment les suivantes :

Un cadre pour la conservation et la destruction des données personnelles que nous collectons, y compris lorsque nous pouvons conserver des données anonymes;
La définition et la description des rôles et responsabilités des membres du personnel de Kompas tout au long du cycle de vie des données personnelles que nous collectons;
Un processus de traitement des plaintes et des demandes individuelles concernant les données personnelles et l’exercice des droits de la personne en vertu des Lois sur la protection des données;
Une politique et procédure de technologie de l’information pour faire face à d’éventuels incidents de violation de données portant sur des données personnelles sous la garde de Kompas.

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Transfert de vos données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») et du Royaume-Uni

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Nous ne pouvons pas nous engager à conserver les données personnelles de nos utilisateurs européens dans l’EEE ou au Royaume-Uni (selon le cas), car nous et nos sous-traitants de traitement des données sommes situés dans des pays à l’extérieur de l’EEE et du Royaume-Uni. Mais les pays où nous et nos sous-traitants de traitement des données sommes situés sont limités à des pays présentant des circonstances particulières permettant de protéger vos données, à savoir :

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le Canada : le Canada a été déterminé comme étant un pays qui assure « un niveau adéquat de protection » de vos données personnelles en vertu de la loi sur la protection des données de l’Union européenne;
les États-Unis : Vos données personnelles sont transférées uniquement aux entreprises établies aux États-Unis qui : 1) ont signé des ententes avec nous ou nous ont informés qu’elles sont conformes au RGPD; et 2) ont conclu des clauses contractuelles standard pour le transfert de données personnelles à l’extérieur de l’EEE et du Royaume-Uni.

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Vous avez toutefois le droit de refuser que vos données soient transférées en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni. Pour ce faire, adressez-vous à notre Responsable de la protection de la vie privée et des renseignements personnels. Veuillez noter que la présentation d’une telle demande vous empêchera d’utiliser la Plateforme et peut vous empêcher d’accéder à certaines parties du Site Web.

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Transfert de vos données personnelles hors du Québec

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Pour les visiteurs et les Utilisateurs du Site Web québécois, nous nous efforçons de conserver vos données personnelles au Québec. Toutefois, certains de nos fournisseurs de services tiers se trouvent dans d’autres provinces ou pays où vos données personnelles peuvent être transférées. Dans ce cas, nous prenons les mesures suivantes pour protéger vos données personnelles:

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Nous effectuons ce que la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec appelle une « évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » (ou « EFVP ») avant que les données personnelles quittent le Québec. Si l’EFVP ne répond pas à nos normes et aux normes requises par la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec, nous ne transférons pas vos données personnelles à un tel fournisseur de services.
Si elle nous permet de transférer les données personnelles à un tel fournisseur de services hors du Québec, nous signons ce que l’on appelle généralement une « entente de traitement des données » (ETD) avec le fournisseur de services, qui protège les données personnelles qui lui sont transférées et limite l’utilisation qu’il en fait à ce dont nous avons convenu avec lui de faire. Cette entente de traitement des données est conforme aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec.

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Organe de supervision et plaintes

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En vertu du RGPD, les personnes qui se trouvent dans l’EEE ou au Royaume-Uni ont le droit de déposer une plainte auprès de l’organe de supervision compétent. Si vous êtes insatisfait de la réponse reçue ou des mesures prises par notre Responsable de la protection de la vie privée et des renseignements personnels, ou si vous souhaitez déposer une plainte directement au sujet des pratiques de Kompas en matière de données, nous vous invitons à communiquer avec l’organe de supervision de votre pays.

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Par exemple, si vous vous trouvez au Royaume-Uni, vous devez vous adresser à l’Information Commissioner’s Office (bureau du commissaire à l’information), qui est l’organe de supervision. Vous pouvez communiquer avec le Bureau par différents moyens, y compris par téléphone (0303 123 1113 au Royaume-Uni) et par la poste (Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF). Si vous êtes en France, vous devez vous adresser à la Commission nationale de l’informatique et des libertés, qui est l’organe de supervision dans ce pays. Vous trouverez les coordonnées de la Commission en cliquant sur ce lien.

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Veuillez cliquer sur ce lien pour obtenir la liste complète des autorités chargées de la protection des données (les organes de supervision) de l’ensemble de l’EEE.

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Si vous êtes au Canada et si vous êtes insatisfait de la réponse reçue ou des mesures prises par notre Responsable de la protection de la vie privée et des renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Vous trouverez des instructions à ce sujet sur son site Web. Au Québec, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, dont les instructions pour la joindre se trouvent sur son site Web.

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Rétention des données

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Vos données personnelles sont conservées seulement le temps nécessaire pour la finalité du traitement. Par exemple, nous supprimons les renseignements du Compte d’Utilisateur (que vous soyez un Membre d’une Organisation, un Locataire ou un Investisseur) lors de la suppression de votre compte. De plus, les rapports relatifs à une vérification de crédit, d’identité ou de revenu vous concernant sont supprimés trente (30) jours après leur réception. Si vous souhaitez demander un exemplaire d’un tel rapport, faites-le dans les trente (30) jours suivant la présentation de votre demande de location.

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Veuillez noter que nous ne surveillons pas les périodes de conservation des données des Organisations. Les Organisations doivent se conformer aux Lois sur la protection des données applicables, mais leurs périodes de conservation des données peuvent différer des nôtres. Si vous avez des questions sur la politique de protection des renseignements personnels ou les pratiques de conservation des données d’une Organisation, communiquez avec elle directement.

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Nous pouvons être dans l’obligation de conserver vos données personnelles pendant une période plus longue afin de respecter les exigences au titre d’une loi applicable, comme les lois anti-pourriels, ou de protéger nos intérêts juridiques.

Dans certains cas, lorsque les Lois sur la protection des données le permettent, nous pouvons conserver les données personnelles anonymisées à des fins opérationnelles légitimes.

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Prise de décision automatisée

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Kompas n’utilise pas de processus de prise de décision automatisée concernant vos données personnelles dans le cadre de la prestation des Services.

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Énoncé de confidentialité concernant les enfants

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Les Services s’adressent seulement aux personnes de plus de 18 ans pour les résidents d’une province canadienne ou ayant atteint l’âge de la majorité dans les autres pays.

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Les Lois sur la protection des données contiennent différentes limites d’âge quant à l’âge minimum requis pour pouvoir détenir des données personnelles sur une personne physique. Nous ne recueillons pas intentionnellement de données personnelles auprès d’enfants qui ont moins que l’âge minimum. Si nous nous apprenons que nous avons reçu par inadvertance des données personnelles d’une personne qui a moins que l’âge minimum par l’intermédiaire du Site Web ou de la Plateforme, nous supprimons ces renseignements de nos dossiers.

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Nonobstant ce qui précède, (i) un Locataire mineur peut avoir le droit de remplir une demande de location et de signer un bail. Dans ces cas, la présente Politique s’applique aux données personnelles collectées à cette fin; et (ii) nous pouvons collecter des renseignements limités sur les cohabitants mineurs d’un Locataire (comme les enfants du Locataire), comme décrit dans la présente Politique. Les données personnelles collectées au sujet d’un cohabitant sont traitées conformément à la présente Politique.

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Modifications à la présente Politique de protection des renseignements personnels

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La date qui figure au haut de cette page est celle à laquelle la Politique a été mise à jour pour la dernière fois. De temps en temps, nous devons mettre à jour la présente Politique, au moins une fois tous les douze (12) mois. Vous trouverez toujours la version la plus récente à cette adresse URL. Nous affichons toujours un avis en évidence sur le Site Web et la Plateforme si nous apportons des modifications importantes et déployons des efforts raisonnables pour communiquer avec vous si nous avons vos coordonnées, par exemple, si vous êtes un Utilisateur.

Merci de nous avoir lus! Protégez vos données personnelles, nous vous promettons de faire de même.

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